Secretario Ejecutivo 5SJ-15

Funciones

1. Organizar y custodiar los documentos y archivos del área de acuerdo con las normas establecidas sobre la materia.
2. Llevar el control y hacer seguimiento de la agenda del jefe de la dependencia de acuerdo con los compromisos adquiridos.
3. Elaborar las comunicaciones, correspondencia interna y externa solicitada por el jefe de acuerdo con las necesidades del área.
4. Recibir, clasificar, radicar y remitir los documentos y correspondencia generados por la dependencia; así como, mantener actualizados los registros de acuerdo con los procedimientos establecidos.
5. Preparar y presentar los reportes sobre las actividades desarrolladas, notas, memorandos, estadísticas, diapositivas y demás documentos requeridos por el área de acuerdo con las instrucciones impartidas por el jefe inmediato.
6. Atender y orientar a los usuarios internos y externos suministrando la información solicitada o indicando la dependencia que pueda resolver el asunto de su requerimiento de acuerdo con los procedimientos establecidos.
7. Digitar la información relativa a los actos administrativos que le sean asignados, según los modelos establecidos.
8. Remitir los documentos de la dependencia y efectuar las comunicaciones asignadas por el jefe inmediato de acuerdo con las directrices impartidas.
9. Llevar el control de los elementos devolutivos que sean entregados a los servidores de la dependencia e incluirlos en los respectivos inventarios de acuerdo con los procedimientos establecidos.
10. Informar al jefe inmediato sobre las inconsistencias, anomalías, inconvenientes que se puedan presentar con los asuntos, elementos, procesos o documentos de la dependencia.
11. Atender los asuntos de carácter confidencial de la dependencia conforme a los lineamientos establecidos.
12. Brindar apoyo administrativo al jefe en la elaboración de informes y reportes requeridos y en el control de las actividades a cargo de la dependencia de acuerdo con los procedimientos y directrices.
13. Solicitar y controlar el consumo de elementos de papelería, suministros y útiles de oficina de acuerdo con los procedimientos establecidos.
14. Desempeñar las demás funciones establecidas por la ley, los estatutos o reglamentaciones internas o las que le sean asignadas, delegadas o encargadas por instancia competente para ello que estén acordes con el nivel, tipo, grado y propósito del cargo.

Requisitos mínimos

Estudio: A. Diploma de bachillerato técnico comercial, o Experiencia: A. Tres (3) años de experiencia relacionada, o B. Diploma de bachillerato clásico y curso específico en B. Tres (3) años de experiencia relacionada. herramientas ofimáticas o gestión documental o archivo y correspondencia.