Secretario 5SE-11

Funciones

1. Organizar y custodiar los documentos y archivos del área de acuerdo con las normas establecidas sobre la materia.
2. Llevar el control y hacer seguimiento de la agenda del jefe de la dependencia de acuerdo con los compromisos adquiridos.
3. Proyectar las comunicaciones y correspondencia interna y externa de rutina y la que solicite el jefe inmediato de acuerdo con las necesidades del área.
4. Recibir, clasificar, radicar y remitir los documentos y correspondencia generados por la dependencia; así como, mantener actualizados los registros de acuerdo con los procedimientos establecidos.
5. Preparar y presentar los reportes sobre las actividades desarrolladas, notas, memorandos, estadísticas, diapositivas y demás documentos requeridos que le permitan ejecutar las labores del área de su competencia de acuerdo con los criterios, políticas y procedimientos establecidos.
6. Atender y orientar a los usuarios internos y externos, suministrando la información solicitada o indicando el área que pueda resolver el asunto de su requerimiento.
7. Remitir los documentos del área y efectuar las comunicaciones asignadas por el jefe inmediato de acuerdo con las directrices impartidas.
8. Informar al jefe inmediato sobre las inconsistencias, anomalías, inconvenientes que se puedan presentar con los asuntos, elementos, procesos o documentos de la dependencia.
9. Prestar apoyo administrativo en la solicitud y control del consumo de elementos de papelería, suministros y útiles de oficina de acuerdo con los procedimientos establecidos.
10. Colaborar con el control de los elementos devolutivos que sean entregados a los empleados e incluirlos en los respectivos inventarios de acuerdo con los procedimientos establecidos.
11. Apoyar el trámite de la gestión documental, de conformidad con los procedimientos establecidos internos de la dependencia.
12. Desempeñar las demás funciones establecidas por la ley, los estatutos o reglamentaciones internas o las que le sean asignadas, delegadas o encargadas por instancia competente para ello que estén acordes con el nivel, tipo, grado y propósito del cargo.

Requisitos mínimos

Estudio: A. Diploma de bachillerato técnico comercial, o Experiencia: No requiere B. Diploma de bachiller y curso específico en archivística, o gestión de la información o gestión documental, o sistemas.