Secretario Ejecutivo 5SJ-13

Funciones

1. Proyectar las comunicaciones y correspondencia interna y externa que le solicite el jefe inmediato de acuerdo con las necesidades del área y los procedmientos internos establecidos.
2. Organizar y custodiar los documentos y archivos del área de acuerdo con las normas establecidas sobre la materia.
3. Llevar el control y hacer seguimiento de la agenda del jefe de la dependencia de acuerdo con los compromisos adquiridos.
4. Remitir los documentos del área y efectuar las comunicaciones asignadas por el jefe inmediato de acuerdo con las directrices impartidas.
5. Recibir, clasificar, radicar y remitir los documentos y correspondencia generados por la dependencia; así como, mantener actualizados los registros de acuerdo con los procedimientos establecidos.
6. Solicitar y controlar el consumo de elementos de papelería, suministros y útiles de oficina de acuerdo con los procedimientos establecidos.
7. Apoyar el trámite de la gestión documental, de conformidad con los procedimientos establecidos.
8. Preparar y presentar los reportes sobre las actividades desarrolladas, notas, memorandos, estadísticas, diapositivas y demás documentos requeridos por la dependencia de acuerdo con las instrucciones impartidas por el jefe inmediato.
9. Atender y orientar a los usuarios internos y externos suministrando la información solicitada o indicando la dependencia que pueda resolver el asunto de su requerimiento de acuerdo con los procedimientos establecidos.
10. Informar al jefe inmediato sobre las inconsistencias, anomalías, inconvenientes que se puedan presentar con los asuntos, elementos, procesos o documentos de la dependencia.
11. Atender los asuntos de carácter confidencial de la dependencia conforme a los lineamientos establecidos.
12. Llevar el control de los elementos devolutivos que sean entregados a los servidores de la dependencia e incluirlos en los respectivos inventarios de acuerdo con los procedimientos establecidos.
13. Desempeñar las demás funciones establecidas por la ley, los estatutos o reglamentaciones internas o las que le sean asignadas, delegadas o encargadas por instancia competente para ello que estén acordes con el nivel, tipo, grado y propósito del cargo.

Requisitos mínimos

Estudio: A. Diploma de bachillerato técnico comercial, o Experiencia: A. Dos (2) años de experiencia B. Diploma de bachillerato clásico y curso específico en relacionada, o herramientas ofimáticas o gestión documental o archivo y B. Dos (2) años de experiencia correspondencia. relacionada.