Secretario 440 -2

Funciones

1. 1. RECIBIR, REVISAR, CLASIFICAR, RADICAR, DISTRIBUIR, CUSTODIAR Y CONTROLAR DOCUMENTOS, DATOS, ELEMENTOS Y CORRESPONDENCIA RELACIONADOS CON LOS ASIENTOS DE COMPETENCIA DEL AREA SEGUN PROCEDIMIENTOS DE LA ENTIDAD Y DIRECTRICES NORMATIVAS VIGENTES
2. 2. ATENDER DE MANERA PERSONAL Y TELEFONICA A TODOS LOS CLIENTES INTERNOS Y EXTERNOS DE LA ENTIDAD, CON ACTITUD PROACTIVA, APLICANDO LA ESTRATEGIA DE SERVICIO INTEGRAL CON CALIDAD, OPORTUNIDAD Y EFECTIVIDAD
3. 3. MANTENER ACTUALIZADOS LOS ARCHIVOS DE LA GERENCIA, SIGUIENDO LAS NORMAS TECNICAS Y PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS CONFORME A LA NORMATIVIDAD VIGENTE EN MATERIA DE GESTION DOCUMENTAL Y TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL DE LA ENTIDAD
4. 4. HACER SEGUIMIENTO A LOS DIFERENTES DOCUMENTOS REMITIDOS POR EL JEFE INMEDIATO, PROMOVIENDO LA ENTREGA OPORTUNA DE LOS COMPROMISOS DE CADA DEPENDENCIA, FUNCIONARIOS O DEMAS ENTIDADES SEGUN DIRECTRICES IMPARTIDAS POR EL MISMO
5. 5. COORDINAR Y ORGANIZAR LA AGENDA DEL JEFE INMEDIATO, SOCIALIZANDO LOS EVENTOS QUE EL MISMO DEBE ATENDER, DENTRO DE LOS PLAZOS Y TERMINOS ESTABLECIDOS
6. 6. ASISTIR Y CUMPLIR LABORES SECRETARIALES EN LAS REUNIONES ORGANIZADAS POR EL JEFE INMEDIATO, SEGUN DESIGNACION E INSTRUCCIONES RECIBIDAS
7. 7. EJERCER CONTROL DE LOS CONSECUTIVOS DE TODOS LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS GENERADOS EN LA DEPENDENCIA ASIGNADA, MANTENIENDO EL ORDEN FISICO Y SISTEMATICO DE LAS MISMAS GENERANDO LOS INFORMES DOCUMENTALES INHERENTES A ESTE PROCESO
8. 8. PROYECTAR LAS RESPUESTAS DE LOS DERECHOS DE PETICION Y TUTELAS QUE SE RADIQUEN EN EL AREA, CONFORME A LAS INSTRUCCIONES DEL JEFE INMEDIATO Y O A LA ASESORIA JURIDICA DE LA ENTIDAD RETROALIMENTANDO EL HISTORICO RESOLUTIVO DE LOS MISMOS.
9. 9. RECOPILAR Y ORGANIZAR LA INFORMACION SOLICITADA POR LOS DIFERENTES ENTES DE CONTROL Y ENVIARLA DENTRO DE LOS TERMINOS ESTABLECIDOS
10. 10. BRINDAR UNA ATENCION HUMANIZADA, RESPETANDO LOS DERECHOS DE LOS USUARIOS DE LA ENTIDAD, VERIFICABLE A TRAVES DE LAS QUEJAS O RECLAMOS RECIBIDOS EN LA ENTIDAD
11. 11. MANTENER LA CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACION A LA CUAL TIENE ACCESO CON OCASION AL DESEMPEÑO Y EMPLEO QUE OSTENTA EN LA ENTIDAD, ASI COMO GENERAR TODOS LOS INFORMES INTERNOS Y EXTERNOS RELACIONADOS CON EL CARGO QUE DESEMPEÑA.
12. 12. MANTENER LA COMPETENCIA TECNICA TEORICA O PRACTICA PARA EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES EN LA PRESTACION DEL SERVICIO, A TRAVES DE LA EVALUACION DEL GRADO DE CONOCIMIENTO Y ADHERENCIA A GUIAS, PROTOCOLOS, PROCEDIMIENTOS AFINES DEL AREA O PROCESO QUE MANEJA Y EXIGENCIAS GENERALES DE LA ENTIDAD PARA LA PRESTACION DEL SERVICIO
13. 13. PARTICIPAR Y CONTRIBUIR AL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD, SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO - SST , MEDIO AMBIENTE Y GESTION DOCUMENTAL
14. 14. PREPARAR INFORMES DE ACUERDO CON LAS INSTRUCCIONES RECIBIDAS, BAJO LOS PARAMETROS Y PLAZOS ESTABLECIDOS
15. 15. RECIBIR EL INVENTARIO A CARGO PARA EL DESEMPEÑO DE SUS FUNCIONES, REALIZANDO LA DEVOLUCION DE LOS MISMOS SEGUN HAYA LUGAR ASI COMO RESPONDER POR EL BUEN USO DE LOS EQUIPOS, MATERIALES Y ELEMENTOS ASIGNADOS PARA EL CUMPLIMIENTO DE SUS FUNCIONES
16. 16. PARTICIPAR EN REUNIONES, SEMINARIOS, CAPACITACIONES, COMITES O EVENTOS SEGUN LA CONVOCATORIA RECIBIDA DE LA ENTIDAD, DE ACUERDO CON EL NIVEL, LA NATURALEZA Y EL AREA DE DESEMPEÑO DEL CARGO
17. 17. EJECUTAR LAS DEMAS FUNCIONES ASIGNADAS POR LA AUTORIDAD COMPETENTE, DE ACUERDO CON EL NIVEL, LA NATURALEZA Y EL AREA DE DESEMPEÑO DEL CARGO

Requisitos mínimos

Estudio: Título de BACHILLERATO. Certificación de 100 Horas en EDUCACION INFORMAL Programa: CURSO DE SECRETARIADO SISTEMATIZADO.

Experiencia: Doce (12) meses de EXPERIENCIA RELACIONADA.