Auxiliar Administrativo 407-1

Funciones

1. GENERALES ATENDER AL PUBLICO BRINDANDO ORIENTACION E INFORMACION CLARA Y OPORTUNA DE ACUERDO CON LOS PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES
2. EJERCER FUNCIONES DE APOYO ADMINISTRATIVO EN LA DEPENDENCIA ASIGNADA, CUMPLIENDO LAS ACTIVIDADES Y OBJETIVOS ESTABLECIDOS EN EL PLAN DE ACCION INSTITUCIONAL
3. RECIBIR, REGISTRAR, CLASIFICAR, ARCHIVAR Y DISTRIBUIR LA CORRESPONDENCIA Y DEMAS DOCUMENTOS DE ACUERDO CON EL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO ESTABLECIDO
4. GUARDAR ESTRICTA RESERVA Y DISCRECION SOBRE LA INFORMACION CONFIDENCIAL A LA QUE TENGA ACCESO, GARANTIZANDO LA PROTECCION DE LOS DATOS INSTITUCIONALES
5. ELABORAR, INTERPRETAR Y PRESENTAR INFORMES, ESTADISTICAS Y CUADROS DE CONTROL RELACIONADOS CON LAS FUNCIONES DEL AREA, INCLUYENDO ANORMALIDADES, AVANCES Y NECESIDADES DETECTADAS
6. DISEÑAR Y MANTENER SISTEMAS DE INFORMACION, ARCHIVO Y CONSERVACION DE DOCUMENTOS SEGUN LINEAMIENTOS NORMATIVOS Y TECNICOS DE LA ENTIDAD
7. PARTICIPAR ACTIVAMENTE EN EL DISEÑO Y ANALISIS DE INDICADORES DE GESTION, APLICANDO MECANISMOS DE EVALUACION, CONTROL Y MEJORA EN LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS
8. UTILIZAR CON RESPONSABILIDAD LOS RECURSOS TECNOLOGICOS Y EQUIPOS ASIGNADOS, GARANTIZANDO SU CUIDADO Y ADECUADO FUNCIONAMIENTO
9. RESPONDER POR EL INVENTARIO DE ELEMENTOS A SU CARGO, MANTENIENDO EL ORDEN Y LA BUENA PRESENTACION DEL AREA DE TRABAJO
10. CUMPLIR ESTRICTAMENTE CON EL HORARIO LABORAL, PARTICIPANDO EN REUNIONES, CAPACITACIONES, Y OTRAS ACTIVIDADES QUE FORTALEZCAN LA IMAGEN INSTITUCIONAL
11. VELAR POR LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS ADMINISTRATIVOS, ASEGURANDO EL CUMPLIMIENTO DE LOS PROCEDIMIENTOS Y LA ATENCION EFICIENTE A LOS USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS
12. REALIZAR LABORES OPERATIVAS Y DE APOYO ESPECIFICAS SEGUN EL AREA DE ASIGNACION Y LAS INSTRUCCIONES DEL JEFE INMEDIATO
13. CUMPLIR CON LAS NORMAS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO, APLICABLES AL DESARROLLO DE SUS FUNCIONES
14. COLABORAR EN LA PLANIFICACION Y EJECUCION DE ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS, ASEGURANDO OPORTUNIDAD, EFICIENCIA Y EFICACIA
15. EJERCER LAS DEMAS FUNCIONES QUE LE SEAN ASIGNADAS POR SU JEFE INMEDIATO, SIEMPRE QUE CORRESPONDAN A LA NATURALEZA DEL CARGO
16. FUNCIONES DEL AREA DE GESTION DOCUMENTAL
17. ATENCION AL USUARIO Y TRAMITE DE SOLICITUDES
18. ATENDER AL PUBLICO Y ORIENTAR SOBRE LOS DISTINTOS PROCESOS DE GESTION DOCUMENTAL
19. CONTESTAR SOLICITUDES DE HISTORIAS CLINICAS PRESENCIALES Y VIRTUALES
20. BUSCAR HISTORIAS CLINICAS EN ARCHIVO CENTRAL Y EN EL SISTEMA DE HC
21. DESCARGAR Y ENTREGAR LOS DOCUMENTOS SOLICITADOS POR EL USUARIO
22. IMPRIMIR HISTORIAS CLINICAS, RESULTADOS DE LABORATORIO Y RAYOS X
23. HACER SEGUIMIENTO Y DAR SOPORTE A LA PLATAFORMA AUTOMATIZADA DE HISTORIAS CLINICAS
24. RESPONDER CORREOS INSTITUCIONALES RELACIONADOS CON SOLICITUDES DOCUMENTALES
25. APOYAR LA BUSQUEDA DE PROCESOS JURIDICOS, CONTRATOS Y DOCUMENTOS INSTITUCIONALES
26. ORGANIZACION Y CONSERVACION DOCUMENTAL
27. REALIZAR LEVANTAMIENTO DE INVENTARIOS DOCUMENTALES
28. ORGANIZAR, FOLIAR Y ROTULAR DOCUMENTOS CON EL USO ADECUADO DE HERRAMIENTAS COMO HOJAS DE CONTROL E INVENTARIOS
29. EJECUTAR LIMPIEZA PERIODICA DE LOS ARCHIVOS SEGUN LAS NORMAS DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
30. REALIZAR SEGUIMIENTO A LOS PROTOCOLOS DE ARCHIVO CENTRAL Y APOYAR A OTRAS AREAS EN GESTION DOCUMENTAL
31. DIGITALIZACION Y PROCESOS DE ARCHIVO
32. DIGITALIZAR Y ESCANEAR HISTORIAS CLINICAS
33. APOYAR LA DIGITALIZACION EN EL PROCESO DE ECOGRAFIAS
34. BRINDAR APOYO SECRETARIAL EN LOS PROCESOS DE ECOGRAFIAS
35. FORMACION Y CAPACITACION REALIZAR ACTAS E INFORMES DE CAPACITACION CONFORME AL CRONOGRAMA INSTITUCIONAL
36. EJECUTAR Y DAR SEGUIMIENTO AL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL (PGD)
37. ASISTIR A LOS DIFERENTES COMITES QUE INVOLUCREN EL AREA DOCUMENTAL (PAMEC, CONCILIACION, ETC)
38. REALIZAR FORMATOS DE APOYO: CRONOGRAMAS, MANUALES, POLITICAS Y CIRCULARES INFORMATIVAS
39. AUDITORIAS, INFORMES Y SEGUIMIENTO
40. ELABORAR INFORMES TRIMESTRALES DEL PLAN DE ACCION Y DEL SISTEMA DE INFORMACION
41. APOYAR LA ELABORACION DE INFORMES PARA ACTIVIDADES DEL PAMEC
42. LIDERAR EL CUMPLIMIENTO DEL PGD Y DEL SISTEMA PINAR
43. COORDINAR Y HACER SEGUIMIENTO AL PERSONAL DE APOYO EN EL AREA DE GESTION DOCUMENTAL
44. OTRAS FUNCIONES TRANSVERSALES PARTICIPAR EN REUNIONES, COMITES Y ACTIVIDADES ASIGNADAS POR LA INSTITUCION
45. MANEJAR ADECUADAMENTE HERRAMIENTAS OFIMATICAS EN EL DESARROLLO DE FUNCIONES ADMINISTRATIVAS
46. PRESTAR APOYO A OTRAS DEPENDENCIAS QUE REQUIERAN SOPORTE DOCUMENTAL

Requisitos mínimos

Estudio: Título de BACHILLERATO. Certificación de 120 Horas en EDUCACION INFORMAL Programa: DIPLOMADO EN HUMANIZACION DE SERVICIOS DE SALUD.. Certificación de 120 Horas en EDUCACION INFORMAL Programa: DIPLOMADO EN GESTION DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS.

Experiencia: Treinta y seis(36) meses de EXPERIENCIA RELACIONADA